Stefan is samen met een compagnon eigenaar van Acess Benelux & Acess Projects BV in Roosendaal. Acess, een technische groothandel met ruim twintig medewerkers, richt zich op de verkoop van snelkoppelingen in alle soorten en maten. Stefan is als algemeen directeur belast met de dagdagelijkse leiding. Dit betekent dat hij veel kennis over het reilen en zeilen van het bedrijf heeft. Frans vertelt dat bij veel bedrijven de algemeen directeur een flinke hoeveelheid taken op zich neemt. Dat is logisch, maar maakt een bedrijf ook kwetsbaar. “Met het oog daarop heb ik het bedrijfscontinuïteitsplan aan Stefan voorgelegd. Hij stond daar direct voor open.”
Plan boordevol (praktische) informatie
Stefan vertelt dat hij aan de hand van diverse gesprekken met Frans het bedrijfscontinuïteitsplan heeft samengesteld. “Schipper heeft natuurlijk een draaiboek voor wat er allemaal in moet staan. Het gaat met name om praktische zaken. Denk aan: wie kan tijdelijk de leiding op zich nemen, hoe ga je om met de medewerkers, welke leveranciers moeten direct gebeld worden, hoe regel je bankzaken en welke verzekeringen zijn er? Op die manier weet de waarnemer direct wat hem of haar te doen staat. Ook staat in het plan mijn visie op het voortbestaan van het bedrijf. Kortom, alles wat nodig is om de continuïteit te waarborgen, wordt benoemd. Daarmee voorkom ik dat de medewerkers en het bedrijf in de problemen komen, omdat ik alles bij mezelf heb gehouden.”
Met het continuïteitsplan voorkom ik dat de medewerkers en het bedrijf in de problemen komen, omdat ik alles bij mezelf heb gehouden
Stefan Inghels, algemeen directeur Acess Benelux & Acess Projects BV
Samenstellen vanuit wederzijds vertrouwen
Frans benadrukt dat het samenwerken aan zo’n plan wederzijds vertrouwen vergt en de bereidheid om open te zijn naar elkaar. “Het kan soms best moeilijk zijn om over zulke zaken na te denken. Anderzijds leidt het ook tot mooie gesprekken.” Stefan heeft hier een meer nuchtere kijk op. “Ik ben erg praktisch ingesteld en kan hier redelijk makkelijk over praten. Vooral ook omdat ik het gewoon belangrijk vind, dat het goed geregeld is.”
Levend document
Wie denkt dat het opstellen van een dergelijk plan een eenmalig gebeuren is, heeft het mis. Natuurlijk vraagt zo’n plan af en toe om een herziening of update. “Het plan staat met een snelkoppeling op mijn bureaublad. Ik kan er dus heel makkelijk naartoe. Ik verwacht dat Frans en ik het periodiek zullen bespreken en tegen het licht zullen houden. Neem alleen de aangewezen personen in het plan. Ons werknemersbestand wisselt weleens, dus alleen dat onderwerp vergt misschien al aanpassingen. Bovendien, gaandeweg kun je zelf ook anders over mensen of middelen nadenken. Het is daarmee een levend document.”
Wilt u ook dat uw onderneming voorbereid is als er sprake is van een persoonlijke calamiteit? Het continuïteitsplan biedt uitkomst, en geeft uw omgeving inzicht en voorziet hen van de juiste informatie bij plotseling uitvallen. Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw onderneming? Vraag dan nu een vrijblijvend gesprek aan. Onze specialisten staan graag voor u klaar!
